L’ Isvap e le Norme Antiriciclaggio

Categorie: News | 17/05/2012

isvap L Isvap e le Norme AntiriciclaggioCon il Regolamento n.41 del 15 maggio 2012 l’Isvap ha varato delle importantissime norme antiriciclaggio, oltre che di contrasto al finanziamento del terrorismo attraverso il settore assicurativo. Viene così data attuazione ad un decreto legislativo precedente che si occupava di disciplinare la materia nell’intero settore finanziario, senza dimenticare di analizzare e potenziare i rapporti tra le Autorità per una migliore collaborazione.

Disposizioni Generali

Il Regolamento interviene, quindi, sull’organizzazione e sulle procedure, oltre che sulle competenze delle diverse funzioni aziendali che si occupano del controllo.
Inoltre, si tiene nel giusto conto la specificità dell’antiriciclaggio e del contrasto finanziario al terrorismo prevedendo l’istituzione, da parte delle imprese, della funzione antiriciclaggio, sempre all’interno di ciò che concerne le funzioni di controllo proprie di un’azienda.
Una novità assoluta che non potrà essere senza (positive) conseguenze sul sistema.

Per organizzare tale funzione, si dovrà procedere ad una specifica formalizzazione attraverso una delibera a cura dell’organo interno amministrativo; inoltre le attività dovranno essere sottoposte a continui cicli di verifiche da parte di organi esterni.
In aggiunta a ciò, le imprese dovranno prevedere, attraverso un’apposita delibera dell’organo amministrativo, un responsabile per l’antiriciclaggio, il quale dovrà dimostrare di avere alcuni requisiti fondamentali, come l’indipendenza, la professionalità, l’autorevolezza e la competenza per esercitare tale ruolo. In più, non dovrà avere incarichi operativi, né dovrà dipendere da chi ha tali funzioni.

Nel caso in cui dovessero rendersi palesi delle operazioni sospette, effettuate da parte di dipendenti, semplici collaboratori o dalla rete distributiva, dunque agenti, istituti di credito, sim, broker, se ne dovrà dare comunicazione anche al legale rappresentante dell’azienda, che avrà il compito di approfondire gli aspetti giuridici delle operazioni.

Le compagnie d’assicurazione saranno anche responsabili dell’adozione di ogni precauzione perché si possa scongiurare il mancato rispetto delle disposizioni in materia di antiriciclaggio, inserendo in modo chiaro negli accordi presi con gli intermediari quali sono le regole che gli stessi devono osservare.

Il Regolamento, particolarmente esaustivo, è composto da 25 articoli, a propria volta ripartiti in IV Capi.

Il Regolamento e la divisione in Capi

Come abbiamo già accennato, il Regolamento contiene IV Capi. Ciascuno affronta una serie di temi. Il Capo I contiene tutte le disposizioni di ordine generale, i richiami alle norme sulle quali si fonda il testo, le definizioni per tutte le espressioni presenti nel documento e l’ambito di applicazione dello stesso.

Il Capo II, invece, inizia ad entrare nello specifico e si rivolge espressamente alle imprese di assicurazione. All’interno sono presenti quattro sezioni. La sezione I è per i principi generali relaitivi al controllo interno; la sezione II parla, invece, del ruolo che può essere attribuito agli organi sociali e all’organismo che si occupano della vigilanza nell’implementazione dei controlli interni e della gestione dei rischi. Nella sezione III si affrontano i problemi legati ai presidi organizzativi antiriciclaggio; la sezione IV tratta delle disposizioni in materia di gruppi assicurativi.

Le sezioni I e II, in effetti, possono essere poste in diretta relazione con il Regolamento n. 20 del 26 marzo 2008, soprattutto per quanto concerne la definizione di ruoli, responsabilità e compiti degli organi sociali dell’impresa.
La sezione III serve a disciplinare i presidi organizzativi antiriciclaggio.
È chiaro che la creazione di tali presidi interni all’azienda dipenderà dalla dimensione dell’impresa, dalla sua organizzazione e dalla procedura implementata, oltre che dalla complessità delle attività commerciali svolte. Anche una funzione di controllo e gestione dei rischi sarà utile in quest’ottica.

La sezione IV, infine, si occupa di fornire le disposizioni relative ai gruppi assicurativi, per propria natura più complessi da gestire.

Il Capo III si rivolge in modo esplicito agli agenti e agli intermediari che siano iscritti regolarmente alla sezione Agenti e a quella Broker del Rui.
Il Capo V, composto di tre articoli, il 25, il 26 e il 27, detta le condizioni in merito ad abrogazioni, pubblicazione ed entrata in vigore del Regolamento, come da prassi.

Gli articoli da 4 a 15

Nello specifico, appare utile spiegare ciascun articolo, almeno nei principi generali.

Gli articoli 4 e 5, per esempio, servono ad individuare gli obiettivi che un buon sistema di controlli interni deve raggiungere, oltre che determinare in modo generico quali sono i compiti degli organi sociali.
Proprio a questi ultimi, in base alle proprie competenze e alle proprie capacità, devono definire infatti delle politiche aziendali ispirati alle norme antiriciclaggio. Devono, inoltre, aver messo in atto delle opportune azioni pratiche e devono prevedere dei controlli attraverso i quali poter accertare il rispetto della normativa e la gestione corretta dei rischi.

Gli articoli 6, 7 e 8, invece, si occupano in modo dettagliato dei compiti a cui l’organo amministrativo deve ottemperare.
L’articolo 9 prevede che all’organismo di vigilanza, qualora la compagnia assicurativa ne sia dotata, venga attribuito il controllo circa l’osservanza delle norme contenute nel decreto. Allo stesso tempo, spetta ad esso effettuare eventuali segnalazioni, come previsto da altri articoli del decreto legislativo.
L’organismo di controllo, proprio per poter assolvere senza intoppi ai propri compiti, ha la facoltà di accedere ad ogni informazione rilevante e ad ogni flusso informativo che proviene dalle varie divisioni aziendali.

È all’articolo 10, invece, che viene istituita la funzione antiriciclaggio, una vera novità in materia e mai prevista fino a questo momento.
In questo specifico articolo si parla della necessità che la funzione sia formalizzata tramite delibera apposita dell’organo amministrativo che può definirne autonomamente i compiti, le modalità operative e le responsabilità, oltre che i tempi con cui devono essere inviati appositi report agli altri organi aziendali.
Sebbene l’autonomia dell’impresa è specificata, la funzione antiriciclaggio deve possedere caratteristiche di indipendenza e professionalità. Anche l’autorevolezza diviene un discrimine importante nel caso in cui si dovessero verificare dei conflitti di interesse, peraltro da eliminare prontamente e, meglio ancora, da prevenire.
Le verifiche dovranno essere effettuate tramite audit esterni e dovranno avere una scadenza predefinita.

Con gli articoli 11 e 12 si dettano le disposizioni relative ai compiti che la divisione antiriciclaggio deve espletare. Inoltre se ne nomina il responsabile. Non è infatti importante quella che è la forma organizzativa scelta da ciascuna azienda, bensì è necessario che venga nominato un responsabile il quale sia in possesso dei requisiti indicati in precedenza, ovvero indipendenza, autorevolezza e professionalità.
La persona incaricata di tale funzione non deve essere gerarchicamente sottoposta a soggetti responsabili di aree operative e, inoltre, devono essere messe in atto tutte quelle strategie necessarie affinché tale dipendente possa svolgere il delicato incarico attribuitogli senza interferenze di sorta.
Nel caso di un’impresa assicurativa assai piccola, e solo in questo caso, gli articoli prevedono una deroga all’amministratore purché si tratti di un amministratore privo di deleghe.

Tuttavia, le imprese potrebbero anche provvedere all’esternalizzazione di questa funzione, rispettando ciò che si prevede nell’articolo 13 e nel Capo VIII del Regolamento n. 20 del 26 marzo 2008.
Nello specifico, l’esternalizzazione è prevista per le attività antiriciclaggio in presenza di un gruppo assicurativo, perché si può procedere alla costituzione di un’unità condivisa e specializzata.
In ciascuna impresa assicurativa, quindi, andrà individuato un referente che si occupi dei rapporti con il responsabile e si dovrà provvedere ad adottare delle procedure pensate per gestire tutte le politiche inerenti la gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Queste strategie, pur se implementate a livello di gruppo devono essere confacenti alla peculiare organizzazione di ogni singola impresa.

All’articolo 14, anche per questo, si provvede alla disciplina dei rapporti con le altre divisioni aziendali, così che possa essere garantita la collaborazione e la coerenza durante l’operatività della compagnia nel suo complesso.

L’attività di valutazione delle segnalazioni, come abbiamo anticipato, spetta al legale rappresentante dell’azienda o ad un suo delegato. La norma che definisce ciò è contenuta all’interno dell’articolo 15. Le segnalazioni possono essere pervenute da parte di dipendenti, collaboratori o rete distributiva, comprendendo banche, agenti, poste, broker.
Anche in questo caso è un fattore chiave il possesso di requisiti quali indipendenza, professionalità e autorevolezza, sia per il legale rappresentante sia per un suo delegato. Non devono essere presenti, inoltre, conflitti di interesse.

La delega deve essere formalizzata e presentata all’Unità d’Informazione Finanziaria, oltre che essere nota all’interno della compagnia d’assicurazione e a tutta la rete vendita.

Gli articoli da 16 a 24

L’articolo 16 è molto interessante perché entra nel vivo della materia e spiega quali sono i compiti che la funzione interna deve compiere in tema di antiriciclaggio e prevenzione del finanziamento a gruppi terroristici. Report scadenzati devono essere consegnati agli organi sociali per una maggiore trasparenza possibile sul lavoro svolto.

L’articolo 17 inserisce una serie di specifici presidi affinché le imprese adottino le disposizioni in materia di lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.
Si tratta di disposizioni particolarmente utili per la rete distributiva dal momento che riguardano in special modo la vendita dei prodotti assicurativi.

Le compagnie d’assicurazione devono aver cura di adottare, anche nei confronti dei propri distributori, le opportune misure e le precauzioni ottimali per evitare di incorrere in situazioni di rischio, oltre che per rispondere a pieno titolo a quanto previsto dal Regolamento e dal decreto legislativo.
In tutti gli accordi con gli intermediari è necessario che si richiami per iscritto a tali obblighi di legge.
La rete distributiva non potrà e non dovrà essere lasciata sola.
Sarà compito della compagnia assicurativa provvedere alla presentazione di strumenti e di procedure adeguati allo scopo e si dovranno prevedere delle verifiche sul posto, se necessario, per essere sicuri che l’applicazione dei processi avvenga in modo corretto e continuativo.
Anche i broker saranno sottoposti ai medesimi obblighi e alle medesime verifiche.

Nell’articolo 18, per accrescere la conoscenza di tutta la normativa sull’antiriciclaggio imposta, viene previsto l’obbligo per le imprese di mettere in atto delle giornate formative per il personale interno e per i collaboratori.
In questo modo aumenterà anche la consapevolezza dell’agire in base a principi corretti e necessari per uno sviluppo armonico dei business finanziari.
Solo la conoscenza, inoltre, potrà garantire l’adesione alla normativa in modo strutturato e attento.
I dipendenti preposti espressamente alla funzione antiriciclaggio, inoltre, dovranno essere sottoposti a cicli informativi costanti, così da poter essere sempre aggiornati sul modus operandi dei criminali, soprattutto su scala internazionale.
Gli stessi intermediari assicurativi dovranno essere attentamente formati in merito, secondo quanto già previsto da parte degli articoli 17 e 38 del Regolamento ISVAP n. 5/2006.

L’articolo 19 stabilisce che le decisioni strategiche in materia di antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo spetteranno all’azienda capofila, qualora si agisse con un’unità esterna nell’ambito di un gruppo di società.
Gli organi sociali delle imprese controllate, comunque, devono essere coinvolti in tali decisioni, per un’evidente necessità di coordinamento.

L’articolo 20 determina, infatti, l’esternalizzazione della funzione antiriciclaggio, stabilendo nel dettaglio i criteri e la necessità che ciascuna compagnia assicurativa abbia provveduto alla nomina di un proprio referente.

L’approccio olistico e globale al rischio di riciclaggio internazionale e finanziamento di nuclei terroristici viene affrontato nell’articolo 21. In esso, quindi, si fissano gli standard opportuni per l’identificazione e la conoscenza dei propri clienti, in special modo per quanto riguarda l’operatività cross border, ovvero oltre confini nazionali.

All’interno dell’articolo 22 sono contenute le disposizioni relative al responsabile che accoglie le segnalazioni riguardanti operazioni sospette nel caso di funzione antiriciclaggio esternalizzata.
L’articolo prevede la possibilità di delega al responsabile per la segnalazione di una delle compagnie d’assicurazione facenti parte del gruppo.
Ci si impegna, tuttavia, a rispettare delle specifiche procedure per la trasmissione dei dati, al fine di garantire velocità e riservatezza.
Importante è anche il poter effettuare un rapido confronto tra chi effettua la segnalazione e il responsabile.
Se, invece, non venisse concessa alcuna delega, allora le imprese assicurative dovranno comunque consegnare al responsabile del gruppo una copia delle segnalazioni ricevute o di quelle archiviate senza esito.

Agli articoli 23 e 24, infine, si dettano gli obblighi per la formazione in materia di antiriciclaggio nei confronti della rete distributiva diretta e indiretta. 

Agenti e broker, dunque, sono tenuti ad adeguarsi alle disposizioni adottando degli strumenti che possano portare ad un controllo preventivo dell’attività esercitata anche da propri collaboratori.
La responsabilità di un eventuale illecito, va specificato, rimane in capo agli intermediari, per cui è fondamentale che gli stessi possano essere sicuri di aver implementato le procedure migliori per evitare il verificarsi di tali situazioni pur se in buona fede.

 

 

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